Franse privacytoezichthouder geeft richtlijnen over productiviteitsmonitoring van medewerkers

Drie voorwaarden voor monitoring medewerkers

De CNIL noemt drie voorwaarden waaraan een systeem voor personeelsmonitoring cumulatief moet voldoen:

de monitoring moet gerechtvaardigd en proportioneel zijn;
de relevante personeelsvertegenwoordiging moet waar nodig vooraf worden geraadpleegd;
medewerkers moeten vooraf duidelijk worden geïnformeerd.

Voor productiviteitsmetingen is die eerste voorwaarde belangrijk. Een werkgever moet vooraf duidelijk bepalen wat het doel van de monitoring is, welke gegevens daarvoor daadwerkelijk nodig zijn en of hetzelfde doel ook met een minder ingrijpende methode kan worden bereikt. Daarbij moet ook worden gekeken naar bewaartermijnen en wie toegang tot de gegevens nodig heeft.

De CNIL geeft bovendien aan dat permanente monitoring in beginsel excessief is. Daartegenover noemt zij als proportioneel voorbeeld een systeem dat op transparante wijze per kwartaal aan een manager rapporteert hoeveel dossiers iedere medewerker heeft afgehandeld. De toezichthouder merkt daarbij op dat productiviteit door externe factoren op korte termijn kan fluctueren en daarom beter over langere, representatieve perioden kan worden beoordeeld.

Dat is ook relevant voor moderne dashboards. Organisaties kunnen steeds eenvoudiger zien hoeveel transacties iemand uitvoert, hoeveel omzet aan een medewerker kan worden gekoppeld of hoeveel taken iemand afrondt. De technische mogelijkheid om dit inzicht te creëren betekent echter niet automatisch dat iedere vorm van individuele monitoring ook proportioneel is.

Amazon als waarschuwing

Dat dit geen theoretisch risico is, bleek al uit de zaak tegen Amazon France Logistique. Amazon gebruikte scannerdata van magazijnmedewerkers om individuele indicatoren te berekenen voor onder meer productiviteit, kwaliteit en perioden van inactiviteit. De CNIL vond het systeem te intensief en legde Amazon eind 2023 een boete op van 32 miljoen euro.

Van belang is dat de CNIL niet stelde dat Amazon helemaal geen productiviteit mocht meten. Het probleem was de mate van detail en de voortdurende monitoring. Voor verschillende doeleinden, waaronder planning, ondersteuning, training en evaluatie, hadden volgens de CNIL minder gedetailleerde gegevens kunnen volstaan. De toezichthouder noemt bijvoorbeeld informatie die op weekniveau wordt geaggregeerd.

Wat betekent dit praktisch voor productiviteitsdashboards?

Bij het ontwerpen of uitbreiden van dashboards is het verstandig om niet te beginnen met de vraag welke data kunnen we tonen?, maar met de vraag welke informatie hebben we daadwerkelijk nodig?

Dit is doorgaans beter verdedigbaar

productiviteit op team-, winkel-, afdeling- of locatieniveau;
trends en gemiddelden over representatieve perioden;
duidelijke en objectieve KPI’s;
individuele data wanneer daar een concrete noodzaak voor bestaat;
beperkte toegang en bewaartermijnen;
transparantie richting medewerkers.

Dit vraagt om extra voorzichtigheid

real-time individuele productiviteitsmetingen;
zeer frequente individuele rapportages;
rankings en leaderboards;
structurele top en bottom performerlijsten;
monitoring van afzonderlijke handelingen gedurende de werkdag;
alerts op korte perioden van inactiviteit;
individuele KPI’s automatisch gebruiken voor beoordelingen of disciplinaire maatregelen.

Niet ieder voorbeeld in die tweede categorie is automatisch verboden. Maar dit zijn juist toepassingen waarbij de proportionaliteit en noodzaak vooraf goed moeten worden onderbouwd.

Begin op het minst ingrijpende niveau

Een praktisch uitgangspunt is daarom om een soort proportionaliteitsladder te hanteren. Begin met geaggregeerde informatie op organisatie-, locatie- of teamniveau. Kijk vervolgens of die informatie voldoende is voor het beoogde doel. Ga pas naar individuele data als daarvoor een concrete reden bestaat en bepaal vervolgens welke frequentie en mate van detail daadwerkelijk nodig zijn.

Heeft u vragen naar aanleiding van dit artikel? Of bent u benieuwd hoe u productiviteitsmonitoring voor uw organisatie kunt inzetten? Neem dan contact met ons op.