Locatie audit telemarketing & direct dialogue

Organisaties en bedrijven maken veel gebruiken van andere partijen voor hun Telemarketing en Direct Dialogue activiteiten. Omdat daarbij persoonsgegevens worden verwerkt en de organisatie zelf verwerkingsverantwoordelijke is conform de AVG, is het van belang dat zij dezelfde AVG plichten ook oplegt aan de partijen die namens haar persoonsgegevens verwerken, de zogenaamde verwerkers. Dit geldt ook bij Direct Marketing activiteiten. Als organisatie wilt u er natuurlijk zeker van zijn dat dit correct gebeurt. DMCC kan u helpen inzage te krijgen in welke mate uw partners, zoals contact centers en wervingsbureaus, voldoen aan de door u opgelegde AVG rechten en plichten door middel van een locatie audit. De consument zal u daarvoor dankbaar zijn!

Wat is een locatie audit?

Kort gezegd is dit een systematisch en onafhankelijk onderzoek op locatie (of online). DMCC opereert als toezichthouder en bekijkt of compliance aantoonbaar in bedrijfsprocessen is belegd. De auditors kijken waar mogelijk ‘live’ mee op locatie. Ook wordt gevraagd naar (beleids)documentatie. De DMCC auditors zullen namelijk ook beoordelen of de relevante maatregelen gespecificeerd en geïntegreerd zijn in functionele en technische beschrijvingen van systemen, in gebruikershandleidingen, werkinstructies, contracten, overeenkomsten en andere relevante documenten.

Geïnteresseerd in een audit?

Bespreek de mogelijkheden met onze experts tijdens een vrijblijvend consult

Vraag consult aan

Toelichting

Op welke locatie wordt een audit uitgevoerd?

Tijdens een locatieaudit bezoeken één of meerdere DMCC auditors een locatie van uzelf of uw zakenpartner (leverancier) waar het klantcontact en de marketing activiteiten plaatsvinden. Dit kunnen zowel uw eigen contact centers en/of wervingsbureaus zijn of die van uw zakenpartners/leveranciers waaraan u deze activiteiten hebt uitbesteed. U bepaalt dus zelf welke locatie geaudit moet worden.

Wat is het verschil tussen Telemarketing en Direct Dialogue audits?

De beide audits komen voor een groot deel overeen. Bij beiden is het doel voor de DMCC auditors om te beoordelen of compliance met de voor uw bedrijf/organisatie van toepassing zijnde wet- en regelgeving inzake privacy aantoonbaar in de bedrijfsprocessen van uzelf of uw zakenpartners is belegd. Er zijn echter wel wat verschillen in de audit, omdat de aard van de marketingwerkzaamheden bij beide soorten Direct Marketing iets afwijkt.

Zo wordt bijvoorbeeld bij Telemarketing vaak nog specifiek gekeken naar hoe de registraties van het Recht van Bezwaar plaatsvinden en of de juiste opt-ins en opt-outs worden gegeven. Bij Direct Dialogue controleert de DMCC auditor daarnaast ook of de juiste gemeentevergunningen zijn aangevraagd indien van toepassing en hoe wervers worden getraind voor een gesprek op straat of aan huis.

Voor welke vormen van marketing doet DMCC de audits?

De processen van DMCC zijn erop ingericht om alle soorten marketingactiviteiten te kunnen auditen. De meeste van onze klanten willen graag de Telemarketing alsook de Direct Dialogue activiteiten laten auditen. Heeft u speciale wensen, laat dit ons dan weten zodat we samen kunnen kijken naar wat mogelijk is.

Wat levert een locatie audit mij op als organisatie?

De resultaten van de audit(s) worden teruggekoppeld in een non compliance detail rapport (NCDR). Met de compliance rapporten van DMCC kunnen uitvoerende organisaties processen bijsturen en krijgen opdrachtgevers inzicht in en grip op naleving van wet- en regelgeving in klantcontact.

Dit stelt u in staat om onder meer:

per callcenter/wervingsbureas gericht te kunnen sturen en verbeteren;
te benchmarken tussen de contact centers/wervingsbureaus;
gemiddelde prestaties weer te geven en dit marktgemiddelde af te zetten tegen individuele scores van de contact centers/wervingsbureaus.

Mag ik klanten na een online aankoop automatisch aanmelden voor de nieuwsbrief?

Ja dat kan, maar u moet wel voldoen aan een aantal voorwaarden.

Mag ik sms-donaties nabellen?

Indien er sprake is van een klantrelatie wel, u dient zich wel aan bepaalde regels te houden.