Privacy audit AVG

Neemt u de privacy van uw klanten echt serieus? De DMCC Privacy audit biedt u inzicht in hoe goed u wet- en regelgeving naleeft.

Talloze organisaties voeren een privacy audit uit vanuit een dringende interne behoefte: controleren of zij daadwerkelijk voldoen aan privacywetgeving en absolute zekerheid verkrijgen over hun compliance. Want onduidelijkheid over compliance kan kostbaar uitpakken.

Privacy audits uitvoeren behoort tot onze kerntaken. Inmiddels doen wij dit voor een indrukwekkend aantal partijen. Wat opvalt? Veel organisaties waarderen dit enorm, omdat er zo véél meer controle ontstaat over de correcte uitvoering van privacy wet- en regelgeving binnen hun organisatie. Bovendien helpt een privacy audit concreet aan te tonen dat zij voldoen aan privacywetgeving. Wilt u precies weten wat een privacy audit inhoudt, wat u hiermee kunt bereiken voor uw organisatie en wat DMCC voor u kan betekenen? Dan bent u hier aan het juiste adres!

Wat is een privacy audit?

Een privacy audit – ook wel AVG audit, GDPR audit of GDPR compliance check genoemd – is een diepgaand onderzoek naar verschillende cruciale aspecten uit de privacy wet- en regelgeving. Tijdens zo’n audit controleren wij of wetgeving daadwerkelijk is geïmplementeerd in organisatieprocessen en of de fundamentele basisprincipes voor eerlijke en zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens worden nageleefd. Bij het uitvoeren van de privacy audit worden zowel technische als organisatorische maatregelen grondig beoordeeld om de bescherming van persoonsgegevens te waarborgen. De resultaten geven inzicht in bestaande en ontbrekende privacy- en informatiebeveiligingsmaatregelen en hun doeltreffendheid.

Geïnteresseerd in een audit?

Bespreek de mogelijkheden met onze experts tijdens een vrijblijvend consult

Vraag consult aan

Toelichting

Is een privacy (Algemene Verordening Gegevensbescherming, AVG) audit verplicht?

In principe is een privacy audit AVG/compliancy check niet verplicht vanuit de Autoriteit Persoonsgegevens op basis van de AVG/GDPR. De enige uitzondering die hierbij geldt is dat een privacy audit wel verplicht kan worden gemaakt in nationale wetgeving en het kan ook worden overeengekomen tussen partijen die gezamenlijk een verwerkersovereenkomst zijn aangegaan. In zo’n verwerkingsovereenkomst kunnen partijen onderling afspreken dat een privacy audit periodiek uitgevoerd moet worden door de verwerker en de verwerker hierover inzage verleent aan de verwerkingsverantwoordelijke indien deze laatste daarom verzoekt.

Kan een bedrijf besluiten om vrijwillig een privacy audit uit te voeren?

Absoluut! Bedrijven en ondernemingen hebben namelijk een strikte verantwoordingsplicht volgens de AVG, waarin zij niet alleen de AVG moeten naleven, maar ook moeten kunnen bewijzen dat zij aan de AVG voldoen. Zo’n privacy audit is daar een handig middel voor. Daarnaast kan het voor bedrijven ook interessant zijn om privacy compliance aan haar interne- en externe stakeholders en potentiële klanten aan te kunnen tonen. Verder, kan het ook voorkomen dat een bedrijf reputatieschade heeft opgelopen door een privacy-incident. Een privacy audit kan dan helpen om te beoordelen wat er nodig is om de kans op herhaling van een vergelijkbaar incident te verkleinen of te voorkomen.

Waar wordt een organisatie op gecontroleerd?

De audits die door DMCC worden uitgevoerd, richten zich op het gebruik van persoonsgegevens voor marketing, verkoop, fondsenwerving en profilering: van verzamelen tot vernietigen, online en offline, van ingang tot uitgang. Hierbij wordt dus uitgebreid gekeken naar zowel technisch als organisatorisch beleid en daarmee samenhangende maatregelen en documentatie. Bij onze onderzoeken wordt dus de reikwijdte en bijbehorende rechtmatigheid van de verwerking van persoonsgegevens beoordeeld. Dit zijn een aantal voorbeelden van privacy principes waar onze Auditors naar kijken bij de uitvoering van een privacy audit:

Rechten van betrokkenen
Privacy bewustzijn binnen uw organisatie
Transparantie
Limitering van de mate waarin persoonsgegevens worden verzameld

Hoe wordt een privacy audit uitgevoerd door DMCC?

Zodra u bij ons een privacy audit hebt aangevraagd, ontvangt u van ons een bericht met nadere informatie over de aspecten die gecontroleerd worden en worden één of meerdere Auditors toegewezen, afhankelijk van de grootte van uw organisatie. Ook wordt u op de hoogte gebracht van de AVG audit kosten. DMCC werkt met vaste prijsafspraken voor het uitvoeren van de audit(s), zodat u vooraf weet waar u aan toe bent.

Verder worden er verschillende interviews ingepland en wordt de nodige documentatie opgevraagd. Dit wordt vervolgens door ons aandachtig bestudeerd in het licht van de privacy wet- en regelgeving.

DMCC heeft een GDPR Audit Checklist opgesteld, ook wel een AVG Audit Checklist genoemd. Dit is een praktisch toetsingskader, aan de hand waarvan interviews met alle stakeholders die in aanraking komen met persoonsgegevens binnen een organisatie worden afgenomen. Deze is gebaseerd op bestaande wet- en regelgeving, alsook Best Practices en opgedane ervaring bij meerdere klanten.

Na het afronden van ons onderzoek, wordt een gedetailleerd rapport opgesteld die u spoedig van ons ontvangt. Daaruit zal blijken waar uw organisatie goed op scoort en wat nog de nodige aandachtspunten zijn. Het rapport zal daarom doorgaans een aanbevelingen en overwegingen document bevatten. Het rapport wordt vervolgens, in overleg, bij u op locatie gepresenteerd, waarbij ook de gelegenheid bestaat om vragen te stellen en verdere actiepunten af te stemmen.

Ook goed om te weten is dat DMCC een intern quality control proces hanteert. Hetgeen inhoudt dat de audit – inclusief de daaruit voortvloeiende beoordelingen en aanbevelingen – vóór oplevering nauwkeurig wordt gecontroleerd door een andere auditor.

Benieuwd geworden? Vraag een gratis consult aan.

Ik heb de uitkomsten van de privacy audit ontvangen, wat nu?

De uitkomsten van een door DMCC uitgevoerde privacy audit geven u glashelder inzicht in de naleving van privacy wet- en regelgeving binnen uw organisatie. Met deze concrete uitkomsten kunt u overtuigend aantonen dat uw organisatie persoonsgegevens volgens de wet verwerkt en daarmee zorgen voor solide compliance en betrouwbaarheid richting toezichthouders en opdrachtgevers. Daarnaast verschaft het Data Privacy Audit Report een gedetailleerde momentopname van waar uw organisatie precies staat op het gebied van privacy compliance. Cruciaal: de audit geeft ook helder aan welke risico’s er zijn.

Indien gewenst helpen onze Privacy Consultants veranderingen effectief te implementeren en risico’s strategisch te mijden door u te assisteren bij het opstellen en/of aanpassen van relevant beleid en andere documentatie. Een alternatieve optie: u kunt ook denken aan het inhuren van één van onze Remote Privacy Officers om u hierbij verder professioneel te ondersteunen.

Mag ik klanten na een online aankoop automatisch aanmelden voor de nieuwsbrief?

Ja dat kan, maar u moet wel voldoen aan een aantal voorwaarden.

Mag ik sms-donaties nabellen?

Indien er sprake is van een klantrelatie wel, u dient zich wel aan bepaalde regels te houden.