Veel organisaties publiceren foto’s van hun medewerkers op intranet, bijvoorbeeld in een smoelenboek. Handig als iemand contact moet zoeken met een collega die hij niet kent. Wij bij de DMCC Group gaan nog een stapje verder en zetten de foto’s van onze medewerkers ook op de website. Maar mag dat eigenlijk wel?
Heeft u ook een privacy gerelateerde vraag? Stel deze nu aan onze experts!
De werkgever moet een rechtsgrond hebben voor de publicatie van de foto van zijn medewerker. Het publiceren van een foto van uw medewerker is niet nodig om uitvoering te geven aan de arbeidsovereenkomst en dus vervalt die grondslag (Artikel 6 lid 1 sub b AVG, oftewel ‘uitvoering overeenkomst’). Dan blijven toestemming (Artikel 6 lid 1 sub a AVG) en het gerechtvaardigd belang van de werkgever (Artikel 6 lid 1 sub f AVG) over.
Onze privacytoezichthouder is vrij resoluut en stelt dat voor het publiceren van foto’s op internet toestemming als enige rechtsgrond geldt:
Niemand mag zomaar persoonsgegevens van een ander op internet publiceren. Dit mag in principe alleen als daarvoor een wettelijke grondslag is uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Bij openbare publicatie op internet is dat vrijwel altijd de grondslag toestemming.
Voor de publicatie van foto’s van uw werknemers op uw website of intranet zullen zij dus toestemming moeten geven. Die toestemming moet vrij gegeven kunnen worden. Het mag een werknemer dus niet benadelen als hij geen toestemming geeft. Stel als werkgever ook vooraf vast waarvoor de foto wordt gebruikt en bespreek dit met de werknemer. Geef ook aan wat u met het beeldmateriaal doet na uitdiensttreding. Dat had Coolblue in onderstaande casus goed geregeld.
Over terechte of onterechte publicatie van foto’s van medewerkers zijn wat interessante rechtszaken gevoerd. De rechtzaak van een ontslagen medewerker tegen Coolblue is een mooi voorbeeld. Na zijn (onvrijwillig) ontslag stond zijn beeltenis nog afgebeeld op tientallen bedrijfsbusjes. Een schending van zijn portretrecht en van de AVG zo stelt de medewerker. Maar de Rotterdamse rechter ging daar niet in mee. Volgens de rechter heeft Coolblue bij de verlengingen van zijn contract aangegeven dat de arbeidsvoorwaarden hetzelfde bleven, waaronder dus ook het gebruik van zijn portret viel. Omdat de werknemer zijn toestemming voor het gebruik van zijn foto heeft ingetrokken, is hier geen sprake meer van. Maar, aldus de rechter, Coolblue heeft nog wel een gerechtvaardigd (commercieel) belang om de foto’s te gebruiken. Coolblue heeft aangetoond dat als nu alle foto’s verwijderd moeten worden dit disproportioneel hoge kosten met zich meebrengt en bovendien is Coolblue aan de belangen van werknemer tegemoet gekomen door het huidig gebruik van de foto uit te faseren en de foto niet meer te gebruiken.
De vraag resteert of toestemming dan ook als enige rechtsgrond geldt voor publicatie van foto’s in een smoelenboek op een besloten online omgeving zoals het intranet. De AP zegt dat toestemming nodig is voor publicatie op internet en geeft aan dat dit onverminderd geldt voor een smoelenboek:
U wilt als werkgever een smoelenboek op intranet plaatsen met foto’s van uw werknemers. Omdat dit niet noodzakelijk is, moet u hiervoor toestemming vragen aan uw werknemers. In dit geval is toestemming van uw werknemers wél geldig. Uw werknemers zullen namelijk niet gauw druk ervaren om mee te doen aan een intern smoelenboek.
We zien in de praktijk toch dat werkgevers vaak de grondslag gerechtvaardigd belang kiezen. Daar valt wat voor te zeggen, immers is een smoelenboek functioneel in het leggen van onderlinge contacten tussen medewerkers en de inbreuk op de privacy lijkt vanwege het besloten karakter mee te vallen. Maar het is niet in lijn met de zienswijze van de AP. En daar ligt wel degelijk een compliance risico.
Heeft u vragen naar aanleiding van dit artikel? Of bent u op zoek naar hulp of advies bij de naleving van de AVG wetgeving? Neem dan gerust contact op om de mogelijkheden voor uw organisatie te bespreken.
Of heeft u ook een privacy gerelateerde vraag? Stel deze nu aan onze experts!
Neem dan contact met ons op.
