Goede doelen

Met vrijwilligers bestaat geen werkgever-werknemer relatie, maar vrijwillig is niet vrijblijvend. Vrijwilligers opereren onder het gezag van een organisatie en vaak bestaan er impliciet of expliciet een set afspraken waaraan de vrijwilliger zich dient te houden. Indien het nodig is dat een vrijwilliger, bijvoorbeeld in het kader van een collecte, persoonsgegevens verwerkt voor de doelstellingen van de organisatie, kan dit dus. Omdat de organisatie verantwoordelijk is en blijft, moet zij de vrijwilliger hierover goed instrueren en zorgen voor passende waarborgen.

Volgens de wet is een minderjarige iemand die jonger is dan 18 jaar. Een minderjarige kan eigenlijk zonder toestemming van zijn ouder geen overeenkomst sluiten. Maar dit is wat onpraktisch. Daarom heeft de wet bepaald dat bij zaken waarvan gebruikelijk is dat jongeren deze zelfstandig uitvoeren, denk aan het kopen van een agenda etc. mag worden aangenomen dat de ouder toestemming heeft gegeven. Jongeren kunnen in principe ook vanaf een bepaalde leeftijd besluiten dat zij een donatie willen doen. 16 jaar lijkt hier een redelijke ondergrens. Verder geldt dat hoe ‘zwaarder’ de verplichtingen uit de overeenkomst, hoe zwaarder de toestemming van de ouder gaat gelden. In veel gevallen kan daarom als een ouder toch bezwaar heeft de overeenkomst worden vernietigd. Dit is ook het geval wanneer een minderjarige doneert aan een goed doel. Indien één van de ouders bezwaar maakt, moet de donatie teruggedraaid worden.

Als de happy call alleen is om de overeenkomst (gemaakte afspraken) te verifiëren, hoeft het RVV niet geboden te worden, want er is dan geen sprake van ongevraagd bellen met een commerciële of ideële boodschap maar er wordt gebeld ter verificatie van de gemaakte contractuele afspraken. Zodra er echter iets van een commerciële of ideële propositie gedaan wordt, bijvoorbeeld  overhalen toch (meer) te doneren door te vertellen over het werk van de organisatie etc. valt het gesprek onder de telecomwet en moet RVV wel geboden worden in het gesprek.

De personeelsadministratie bevat een kopie van het legitimatiebewijs van elke medewerker. Maar hoe zit dit met vrijwilligers? Mag een organisatie een kopie van het legitimatiebewijs van vrijwilligers opslaan?

De Autoriteit Persoonsgegevens zegt hierover het volgende:

“Een organisatie mag uitsluitend een volledige kopie of scan van iemands identiteitsbewijs maken als de organisatie daartoe wettelijk verplicht is”.

Dit betekent dat het antwoord op de vraag of een organisatie een kopie legitimatie mag opslaan in principe ‘Nee’ is. Tenzij er in de wet beschreven staat dat een organisatie hiertoe verplicht is.

Een werkgever is namelijk op grond van de Wet op de Loonbelasting verplicht een kopie van het legitimatiebewijs van de medewerkers in hun administratie op te nemen. Dit geldt echter niet voor personen die geen salaris van deze organisatie ontvangen, denk aan zzp’ers en uitzendkrachten. Ook vrijwilligers ontvangen geen salaris en er is daarom geen wettelijke verplichting voor het opslaan van een kopie legitimatie. In het geval van vrijwilligers is dit daarom niet toegestaan.

Wilt u als organisatie personen identificeren zonder dat hiervoor een wettelijke verplichting is. Dan mag er in sommige gevallen een kopie van het legitimatiebewijs opgeslagen worden waarbij bepaalde gegevens, zoals het BSN-nummer en pasfoto zijn afgeschermd. Maar let op, dit mag alleen als er een geldige grondslag voor is en als er geen andere, minder privacygevoelige wijze is om het doel te bereiken.

Hiermee komen we tot de conclusie dat het een organisatie niet is toegestaan een volledige kopie van het legitimatiebewijs van vrijwilligers op te slaan. Het is in sommige gevallen wel mogelijk een kopie te maken waarbij bepaalde gegevens afgeschermd zijn. Maar denk in dat geval goed na of u dit echt nodig heeft en of er geen andere, minder privacygevoelige wijze is om het doel te bereiken.

Waarschijnlijk is een petitie of een webinar te mager om echt een manifestatie te zijn, dat wil zeggen een bij elkaar komen van een groep mensen om anderen hun standpunt duidelijk te maken. Een fysieke betoging zoals Black Lives Matter of de Klimaatmars is dit waarschijnlijk wel. Een benefietconcert wellicht ook. Een online manifestatie, kan dit wellicht ook zijn. Neemt overigens ook niet weg dat u hier deelnemers moet informeren over het gebruik van hun gegevens voor bijvoorbeeld e-mail of telemarketing en hen een afmeldmogelijkheid moet bieden.