De personeelsadministratie bevat een kopie van het legitimatiebewijs van elke medewerker. Maar hoe zit dit met vrijwilligers? Mag een organisatie een kopie van het legitimatiebewijs van vrijwilligers opslaan?
De Autoriteit Persoonsgegevens zegt hierover het volgende:
“Een organisatie mag uitsluitend een volledige kopie of scan van iemands identiteitsbewijs maken als de organisatie daartoe wettelijk verplicht is”.
Dit betekent dat het antwoord op de vraag of een organisatie een kopie legitimatie mag opslaan in principe ‘Nee’ is. Tenzij er in de wet beschreven staat dat een organisatie hiertoe verplicht is.
Een werkgever is namelijk op grond van de Wet op de Loonbelasting verplicht een kopie van het legitimatiebewijs van de medewerkers in hun administratie op te nemen. Dit geldt echter niet voor personen die geen salaris van deze organisatie ontvangen, denk aan zzp’ers en uitzendkrachten. Ook vrijwilligers ontvangen geen salaris en er is daarom geen wettelijke verplichting voor het opslaan van een kopie legitimatie. In het geval van vrijwilligers is dit daarom niet toegestaan.
Wilt u als organisatie personen identificeren zonder dat hiervoor een wettelijke verplichting is. Dan mag er in sommige gevallen een kopie van het legitimatiebewijs opgeslagen worden waarbij bepaalde gegevens, zoals het BSN-nummer en pasfoto zijn afgeschermd. Maar let op, dit mag alleen als er een geldige grondslag voor is en als er geen andere, minder privacygevoelige wijze is om het doel te bereiken.
Hiermee komen we tot de conclusie dat het een organisatie niet is toegestaan een volledige kopie van het legitimatiebewijs van vrijwilligers op te slaan. Het is in sommige gevallen wel mogelijk een kopie te maken waarbij bepaalde gegevens afgeschermd zijn. Maar denk in dat geval goed na of u dit echt nodig heeft en of er geen andere, minder privacygevoelige wijze is om het doel te bereiken.
