Mag HR een loonbeslag delen met de manager? Wat u als werkgever moet weten.

Wanneer mag een werkgever een loonbeslag verwerken?

Een werkgever mag financiële informatie van een medewerker alleen verwerken als:

het noodzakelijk is voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst, of
er sprake is van een wettelijke verplichting, zoals bij loonbeslag.

Een loonbeslag is gevoelige financiële informatie van de werknemer. Financiële informatie mag in beginsel door de werkgever verwerkt worden als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst. Bij een loonbeslag heeft de werkgever een wettelijke verplichting mee te werken aan een loonbeslag en een deel van het loon af te dragen aan de beslagleggende instantie (bijvoorbeeld de Belastingdienst of een deurwaarder).

Privacy HR: wie mag op de hoogte zijn van een loonbeslag?

In de meeste gevallen is het voldoende dat alleen HR en de salarisadministratie betrokken zijn bij de afhandeling van het loonbeslag. Alhoewel de werkgever vast goede bedoelingen heeft en met behulp van de manager wil nagaan of hij de werknemer kan helpen. Is het niet noodzakelijk voor het doel dat de manager hier weet van heeft, tenzij de situatie daar expliciet om vraagt.

Wanneer mag de manager wél geïnformeerd worden?

Uitzonderingen zijn mogelijk, bijvoorbeeld als het loonbeslag:

het functioneren van de medewerker beïnvloedt,
leidt tot roosterwijzigingen,
of extra ondersteuning op de werkvloer vereist.

In zulke gevallen kan HR in overleg met de medewerker bepalen of en hoe de manager wordt geïnformeerd. De werknemer moet daar wel mee instemmen.

Conclusie: hoe moet de HR-afdeling omgaan met een loonbeslag?

Een loonbeslag bij een medewerker is een serieuze aangelegenheid, maar de privacy van de werknemer blijft leidend. Deel deze informatie niet zonder toestemming met de manager, tenzij er een duidelijke noodzaak is die voortkomt uit het werk én de medewerker hiermee instemt.

Zo beschermt u niet alleen de privacy van uw medewerkers, maar voldoet u ook aan de AVG-regelgeving.