Mogen klanten automatisch worden ingeschreven voor de nieuwsbrief?

Wat zijn de regels voor het mailen van klanten?

De anti-spamwetgeving is er op gericht om spam en consumentenirritatie te verminderen door regels te stellen aan het versturen van commerciële e-mails. Een nieuwsbrief met reclame voor een product, dienst, bepaald idee of goed doel mag alleen verstuurd worden als een organisatie hier voorafgaand toestemming voor heeft gekregen van de ontvanger.

Wij krijgen vaak de vraag gesteld hoe het precies zit met het aanmelden van klanten voor de nieuwsbrief bij of na het plaatsen van een online bestelling. Hiervoor bestaat toch een uitzondering?

Dit klopt! De wet benoemt één uitzondering op de verplichte toestemming voor het verzenden van e-mail of telemarketing: namelijk wanneer de organisatie de contactgegevens van de consument heeft gekregen ‘in het kader van de verkoop’ en u dit gebruikt om ‘eigen en gelijksoortige producten of diensten’ aan te bieden. In de volksmond wordt dit ook wel ‘de uitzondering van de klantrelatie’ of een ‘soft opt-in’ genoemd. In dat geval mag u klanten mailen over eigen en gelijksoortige diensten of producten of ideeën.

Let op, er zijn een aantal voorwaarden waaraan u moet voldoen:

• het e-mailadres van de klant moet van de klant zelf worden verkregen in het kader van de verkoop;
• de nieuwsbrief wordt gestuurd vanuit dezelfde juridische entiteit (dus bijv. niet vanuit een dochteronderneming);
• de klant moet ten tijde van het achterlaten van zijn e-mailadres begrijpen dat hij naast noodzakelijke mailings (denk aan de aankoopbevestiging) ook de nieuwsbrief gaat ontvangen;
• de klant moet zich eenvoudig kunnen afmelden bij het aangaan van de klantrelatie en vervolgens in ieder verzonden bericht.

Voor goede doelen is er bovendien een verruiming van het begrip klantrelatie in de Telecommunicatiewet opgenomen. De klantrelatie voor goede doelen wordt opgerekt van mensen die een schenking doen tot vrijwilligers (bijvoorbeeld collectanten) en bezoekers van manifestaties. Naast gevers in geld kunnen goede doelen zodoende ook gevers in tijd onder de klantrelatie mailen.

Wanneer aan bovenstaande voorwaarden is voldaan, mag u gebruik maken van de zgn. soft opt in. Dat is bijvoorbeeld een vooraangevinkt hokje waarbij toestemming wordt gegeven voor het ontvangen van de nieuwsbrief. Dit is niet verplicht, dus een aanvinkbaar hokje mag ook.

Bovengenoemde anti-spamregels gelden ook voor het versturen van wervende appjes en sms’jes én gelden op dezelfde voet voor b2b mailingen en nieuwsbrieven.

Tip 1: bepaal of u gebruik mag en wilt maken van een soft opt in.

Tip 2: kies een goede (soft) opt-in tekst, bijvoorbeeld: ‘Ik wil graag maandelijks de digitale nieuwsbrief ontvangen en blijf graag op de hoogte van acties’. Hieruit blijkt duidelijk het doel en de frequentie.

Tip 3: breng uw nieuwsbrief meer onder de aandacht door bijvoorbeeld een korting te koppelen aan het aanmelden voor de nieuwsbrief. Houd er hierbij wel rekening mee dat de opt-in voldoet aan de eisen die hiervoor worden gesteld.

Wilt u weten of u de (soft) opt-in goed hanteert binnen uw organisatie? Of weet u niet zo goed hoe u dit het beste kunt inrichten om te voldoen aan de wet- en regelgeving? Vraag dan vrijblijvend een gratis consult aan zodat wij dit kort kunnen bespreken en u hierin kunnen adviseren.

Twijfelt u ook wel eens over privacy of consumentenbescherming gerelateerde vraagstukken? Stel dan snel vrijblijvend uw vraag en onze experts beantwoorden uw vraag binnen één werkdag.