Ga naar de inhoud
23 februari 2024 • Nieuws

Productiviteit van medewerkers meten, mag dat?

Een juridisch antwoord: dat ligt eraan. U mag als werkgever niet minutieus monitoren of iemand wel ‘voor de zaak’ bezig is, door bijvoorbeeld op de minuut bij te houden of hij of zij productief of inactief is en de werknemer daarvoor rekenschap laten afleggen. Daarvoor kreeg Amazon in januari van dit jaar een boete van 32 miljoen euro van de Franse privacytoezichthouder de CNIL. Maar u mag als werkgever wel productiviteit van werknemers meten. Hoe richt u dit dan wel goed in?

DMCC Group - Audits

Wat deed Amazon (fout)?

Amazon volgde de medewerkers te indringend

Amazon volgde de medewerkers zo indringend dat de inbreuk op de privacy veel te groot was en niet opwoog tegen het bedrijfsbelang van Amazon. Medewerkers in de goederenmagazijnen van Amazon moesten een scanner dragen waarmee hun taken werden gecontroleerd. Dit gebeurde op de volgende wijze:

  • Amazon hield voor elke individuele werknemer kleine onderbrekingen van 1 tot 10 minuten bij door inactiviteit van de scanner te monitoren.
  • Daarnaast werd geregistreerd wanneer een scanner meer dan tien minuten inactief was. Na tien minuten inactiviteit ging de scanner piepen en werd een waarschuwing voor inactiviteit getoond.
  • De scanner gaf een foutmelding wanneer twee items op minder dan 1,25 seconden van elkaar gescand worden, te snel scannen zou namelijk leiden tot fouten.

Amazon maakte wekelijks individuele prestatierapporten om werknemers te beoordelen. Deze rapporten bevatten gedetailleerde statistische gegevens over kwaliteit en productiviteit, opgesplitst per week, dag en uur, evenals informatie over kwaliteitsfouten. De leidinggevenden hadden toegang tot alle ruwe gegevens en statistieken voor elke werknemer. De gegevens werden 31 dagen bewaard, voor training en beoordeling.

Het leidde tot een situatie waar medewerkers constante druk ervaarden dat zij mogelijk elke pauze of onderbreking moesten rechtvaardigen. Buitensporig, aldus de CNIL. Bovendien werd alle data 31 dagen bewaard en ook dat is volgens de CNIL te verregaand. Tot slot bleken Amazon-medewerkers vóór 2020 niet eens op de hoogte van de data-verzameling.

Amazon had geen AVG-grondslag voor het meten van inactiviteit

De CNIL concludeert dan ook dat het gebruik van volledige ruwe en statistische gegevens van de voorgaande 31 dagen voor evaluatiedoeleinden en de zeer gedetailleerde gegevens in wekelijkse prestatierapporten een schending is van de principes van gegevensminimalisatie en een onevenredige inbreuk vormt op de rechten van de werknemers. Ze vindt ook dat het verwerken van inactiviteit van werknemers voor beoordeling en training een onevenredige inbreuk vormt op de rechten van de werknemers en niet is gebaseerd op een wettelijke grondslag én dus in strijd is met de AVG.

Amazon had wél een gerechtvaardigd belang voor de productiviteitsmetingen

De CNIL erkent overigens in het besluit dat je als werkgever in principe productiviteit kan meten op basis van een gerechtvaardigd belang. De CNIL zegt hierover:

“niet te betwisten dat de zware verplichtingen voor Amazon en de  hoge prestatiedoelen die het bedrijf zichzelf stelt de inzet van een scansysteem voor het beheer van de activiteiten rechtvaardigt. Maar de gedefinieerde meetwaarden en de gehanteerde bewaartermijnen zijn echter buitensporig.”

Hoe monitor je productiviteit goed?

Eigenlijk moet u dat per casus bekijken. Er zijn verschillende manieren om te monitoren, van gespreksopnamen tot GPS tracking van bedrijfswagens. De Autoriteit Persoonsgegevens, onze privacytoezichthouder, heeft aangegeven dat monitoren is toegestaan maar alleen als de werkgever kan aantonen dat:

  • het monitoren noodzakelijk is;
  • hij een gerechtvaardigd belang heeft bij het monitoren; en
  • zijn belang bij het meten van productiviteit groter is dan het belang van werknemers bij het beschermen van hun privacy.

Heeft uw bedrijf een gerechtvaardigd belang?

Ook dit moet u per geval beoordelen. In het geval van productiviteitsmeting wordt door de CNIL aangegeven dat dit een gerechtvaardigd belang kan zijn. Amazon gebruikt haar metingen voor training en beoordeling van medewerkers met als uiteindelijk doel de interne bedrijfsvoering zo effectief en kwalitatief mogelijk in te richten.

Is het monitoren noodzakelijk?

Vervolgens moet monitoren noodzakelijk zijn voor het beoogde doel. Dat betekent dat het doel niet op een andere manier bereikt kan worden (proportionaliteit) of met minder zware middelen (subsidiariteit). Hier heeft Amazon iets laten liggen. In het geval van Amazon geeft de CNIL aan dat de verwerking niet noodzakelijk is. Het opstellen van geaggregeerde statistieken per werknemer, bijvoorbeeld op wekelijkse basis, zou aldus de CNIL voldoende zijn om de prestatie van medewerkers te beoordelen en trainingsbehoeften te identificeren. Bovendien vindt de CNIL het meten van inactiviteit (idle times) sowieso onevenredig voor zowel de beoordeling als de individuele training van werknemers. Daarvoor bestaat in het geheel geen grondslag.

Is uw bedrijfsbelang bij het meten van productiviteit groter dan het belang van werknemers bij het beschermen van hun privacy?

Bij de juiste methodiek kunt u dit beargumenteren, houd daarbij dan in ieder geval rekening met het feit dat u geen inactiviteit mag meten, het detailniveau van de meetwaarden en dat waar mogelijk geaggregeerde statistieken moeten worden gebruikt.

Moet er een DPIA gedaan worden?

Als de monitoring stelselmatig of grootschalig is, moet u als werkgever ook een DPIA doen. De AP noemt als voorbeelden: controle van e-mail en internetgebruik, gps-trackers in (vracht)auto’s van werknemers of cameratoezicht om diefstal en fraude te bestrijden.

Is instemming van de OR nodig?

Verder moet een werkgever – als er een ondernemingsraad is (bij 50 of meer werknemers in het bedrijf) – ook eerst instemming vragen van de ondernemingsraad voor hij gaat monitoren.

Worden medewerkers geïnformeerd?

De werknemers moeten vooraf dan ook nog geïnformeerd worden dat monitoring kan plaatsvinden.

Meet u productiviteit van uw medewerkers en wilt u weten of dit goed is ingericht? Of wilt u (internet)gedrag van uw medewerkers monitoren? Vermoed u fraude of diefstal en wilt u een onderzoek instellen naar de medewerker? Wij kunnen u helpen. Neem contact met ons op.


Heeft u vragen naar aanleiding van dit artikel?

Neem dan contact met ons op.