Noodzakelijk of niet?

Het is momenteel onderwerp van discussie, welke gegevens mag een goed doel uitvragen op een (online) donatieformulier? En mag je deze gegevens verplicht uitvragen of moet dat juist optioneel zijn? Het is aan het goede doel als verwerkingsverantwoordelijke om te bepalen welke gegevens er verwerkt worden voor welke doelen. De gegevensverwerking moet rechtmatig zijn conform de AVG en de donateur moet hier duidelijk over geïnformeerd worden. Hieronder lichten we een en ander toe:

  1. Naam en IBAN

Op grond van de AVG mag een organisatie alleen gegevens uitvragen als daar een geldige grondslag voor is. Eén van die grondslagen is ‘Noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst’. Bij veel goede doelen zien we dat er op de online donatieformulieren via een incassomachtiging gedoneerd kan worden. Bij het afgeven van een incassomachtiging is het noodzakelijk om naam en IBAN uit te vragen. Deze gegevens zijn immers nodig om de donatie te innen. Naam en IBAN mogen om die reden verplicht gesteld worden op het donatieformulier.

  1. E-mail voor bevestiging

Veel goede doelen vragen ook contactgegevens uit om de afgegeven machtiging aan de donateur te bevestigingen. Aangezien de donateur een schenkingsovereenkomst op afstand aangaat, is het goede doel verplicht deze overeenkomst schriftelijk aan de donateur te bevestigen (BW6 Artikel 230v lid 7). Wanneer deze bevestiging per e-mail verstuurd wordt, valt het uitvragen van het e-mailadres van de donateur hiermee tevens onder de grondslag ‘noodzakelijk voor uitvoering van de overeenkomst’ en mag dit verplicht worden uitgevraagd.

  1. (overige) gegevens voor donateurbinding

Veel goede doelen versturen de donatiebevestiging tegenwoordig via e-mail maar vragen daarnaast ook het adres van de donateur uit. In het kader van de dataminimalisatie mag een organisatie niet meer gegeven uitvragen dan nodig. Voor het uitvragen van adresgegevens van donateur is daarom een andere grondslag nodig. Ook wanneer er op het donatieformulier overige gegevens uitgevraagd worden, zoals geslacht of geboortedatum/jaar, dient het goede doel hier een rechtmatige grondslag voor te hebben.

Hierbij is het doel van de gegevensverwerking van belang. Het doel waarvoor bijvoorbeeld het adres wordt uitgevraagd kan donateurbinding zijn. Het goede doel wil de donateur informeren over de doelstellingen en activiteiten van de organisatie en op deze wijze een relatie met de donateur opbouwen. Een goed doel is afhankelijk van giften en daarmee zijn het opbouwen van een achterban en fondsenwerving kerntaken.

Post is een opt-out kanaal. Dit betekent dat organisatie Direct Mailings mag versturen aan personen totdat zij aangeven geen post van deze organisatie te willen ontvangen. Organisaties dienen de mailinglijsten te ontdubbelen met de eigen Recht van Verzet-lijst, het postfilter en het overledenenregister. Goede doelen willen hun fondsenwerving waaronder Direct Mailing uiteraard zo gericht mogelijk in kunnen zetten. Iemand die eenmalig gedoneerd heeft, toont interesse in het goede doel. Daarom wil een goed doel haar donateurs graag via Direct Mail informeren. Het is goedkoper en rendabeler om alleen deze mensen een poststuk te sturen dan een koud bestand waarbij de hele wijk de mailing ontvangt.

Het belang van het goede doel is hiermee een doelmatige en kostenbesparende fondsenwerving. Om dit te bereiken vraagt het goede doel adresgegevens uit bij de donateur. De vraag is of dit belang van het goede doel opweegt tegen het privacy belang van de donateur, namelijk de verplichting om zijn adres achter te laten.

Het is aan het goede doel als verwerkingsverantwoordelijke om deze belangenafweging te maken. Wanneer de conclusie is dat het belang van het goede doel prevaleert boven het privacybelang van de donateur, dan valt de verwerking onder gerechtvaardigd belang. Wanneer het privacybelang van de donateur prevaleert, mag het adres alleen optioneel uitgevraagd worden.

Biedt de optie tot anoniem doneren

Het goede doel kan er ook voor kiezen om de donateur naast digitale incassomachtiging de mogelijkheid te geven om anoniem te doneren. In dat geval kunnen er op het online machtigingsformulier wellicht gegevens verplicht uitgevraagd worden onder op de grondslag ‘gerechtvaardigd belang’. Het is dan wel essentieel dat hier helder over geïnformeerd wordt en de donateur duidelijk gewezen wordt op de mogelijkheid tot anoniem doneren. Bijvoorbeeld door het IBAN-nummer te vermelden waarop de donateur zelf zijn of haar donatie kan overmaken.

De AVG stelt dat iedere organisatie zijn eigen afweging hierin moet maken en hierover transparant moet informeren naar de donateur. Dit kan via het privacy statement. Van belang is dat op het online donatieformulier kort vermeld wordt waarvoor de gegevens uitgevraagd worden en voor meer informatie via een link wordt doorverwezen naar het privacy statement. Daarnaast dient in het geval van een incassomachtiging verwezen te worden naar de SEPA wetgeving.

Kortom,

De conclusie is dat er niet eenduidig bepaald kan worden welke gegevens wel en niet uitgevraagd mogen worden op een online donatieformulier. Het is aan het goede doel de gegevensverwerking te toetsen aan de AVG-basisprincipes van dataminimalisatie en proportionaliteit.

Mocht u vragen hebben over uw online donatieformulier, wij kijken graag met u mee naar de mogelijkheden. Neem gerust contact met ons op.