Privacy klachten nemen fors toe bij de AP: reageer goed op inzage- en verwijderverzoeken

Zo pak je een inzageverzoek goed aan

1. Registreer het verzoek meteen. Noteer wanneer het verzoek is ontvangen, wat iemand vraagt en wie verantwoordelijk is voor de behandeling. De wettelijke reactietermijn begint op de dag dat het verzoek binnenkomt.
2. Bevestig de ontvangst. Laat kort weten dat het verzoek is ontvangen, wie het behandelt en wanneer de aanvrager een reactie kan verwachten.
3. Controleer de identiteit zorgvuldig. Voorkom dat persoonsgegevens bij de verkeerde persoon terechtkomen. Vraag alleen aanvullende informatie als dat echt nodig is. Een volledige kopie van een identiteitsbewijs vragen is lang niet altijd passend.
4. Breng alle relevante systemen in beeld. Kijk niet alleen in het CRM. Denk ook aan e-mail, opnames, ticketsystemen, voicelogs, klantnotities, datawarehouses, financiële administratie en gegevens bij verwerkers of andere leveranciers.
5. Geef begrijpelijke informatie. Een aanvrager heeft niet alleen recht op een overzicht van de persoonsgegevens. Leg ook uit waarom de gegevens worden gebruikt, waar ze vandaan komen, met wie ze worden gedeeld en hoe lang ze worden bewaard en of er sprake is van automatische besluitvorming. Het gaat om een kopie van de persoonsgegevens; niet automatisch om een kopie van ieder volledig document waarin die gegevens voorkomen.
6. Bescherm gegevens van anderen. Controleer voor verzending of documenten ook persoonsgegevens, vertrouwelijke informatie of rechten van andere personen bevatten. Scherm die informatie af wanneer dat nodig is.
7. Reageer binnen één maand. Alleen bij een ingewikkeld verzoek of meerdere gelijktijdige verzoeken kan de termijn met maximaal twee maanden worden verlengd. De verlenging én de reden daarvoor moet wel binnen de eerste maand worden gemeld.
8. Verstuur de informatie veilig. Gebruik een beveiligd portaal, versleuteld bestand of een andere passende verzendmethode. Een compleet klantdossier als onbeveiligde bijlage mailen kan een nieuw privacy probleem veroorzaken.
9. Leg de afhandeling vast. Bewaar welke systemen zijn gecontroleerd, welke afwegingen zijn gemaakt en wanneer en hoe de reactie is verstuurd. Zo kunt u achteraf aantonen dat het verzoek zorgvuldig is behandeld.

Een goed proces voorkomt dat een eenvoudig inzageverzoek uitgroeit tot een klacht bij de AP. Zorg daarom voor één herkenbaar meldpunt, duidelijke interne verantwoordelijkheden en een protocol dat medewerkers ook echt weten te vinden.

Heeft u vragen over het omgaan met inzageverzoeken of andere privacy gerelateerde vragen? Neem vrijblijvend contact met ons op.